Những kỹ năng cần thiết mà một người Office manager cần có

Để có thể thực hiện trong những nhiệm vụ Office manager nên có đủ kỹ năng và điều kiện cần thiết như:

• Kỹ năng giao tiếp: Office manager cộng tác cùng đồng nghiệp, quản lý cũng như báo cáo trực tiếp, trong một số trường hợp khách hàng. Họ nên có khả năng lắng nghe, thấu hiểu để có thể giao tiếp được hiệu quả nhất. Khả năng giao tiếp tốt đó là phải đáp ứng được đủ những yêu cầu, những khả năng giao tiếp gồm nói, soạn thảo những văn bản, giao tiếp với những đồng nghiệp, nhan viên, giám đốc điều hành, có thể trình bày đầy đủ những thông tin, ý tưởng cho nhiều nhóm người khác nhau, đơn giản hóa làm các vấn đề dễ hiểu hơn, tránh dài dòng và phức tạp. Khi truyền đạt nên nói với thái độ nhẹ nhàng, hấp dẫn, tông giọng có sự ảnh hưởng và nhấn sự trọng tâm là phát triển của những mối quan hệ lâu dài cả bên trong lẫn bên ngoài để có thể tạo ra được những điều kiện giúp tăng sự cố gắng và nỗ lực trong công việc, hợp tác và liên kết, xử lý được những yêu cầu một cách chuyên nghiệp, khéo léo và ngoại giao nhất.

• Lưu tâm tới từng chi tiết nhỏ: Từ những hoạt động như đặt hàng vật tư văn phòng tới tuân thủ những tiêu chuẩn của từng nghề nghiệp và đảm bảo được mọi chi tiết đều đúng là vô cùng quan trọng đối với những công việc của người quản lý văn phòng.

• Kỹ năng lãnh đạo: Quản lý văn phòng phụ trách những nhân viên hỗ trợ, họ cần phải kỷ luật, thúc đẩy và giải quyết những xung đột một cách thường xuyên hơn, khả năng lãnh đạo giúp họ thúc đẩy được bản thân và những người khác đạt được kết quả và không vượt quá mục tiêu, hoạt bát và tháo vát, thể hiện khát vọng mạnh mẽ trong việc phát triển doanh nghiệp. Khả năng lãnh đạo khiến họ có thể được mọi người coi trọng hơn nhiều, sẵn sàng đặt cao lợi ích của đồng nghiệp và khách hàng lên hàng đầu.

• Kỹ năng phân tích: Cách tích kiệm tiền cho công ty, doanh nghiệp. Liệu có phải chúng ta đã tận dụng tối đa nhất nguồn lực của mình, những nhà quản lý văn phòng cần phải tìm ra sự ít hiệu quả và tiết kiệm được những chi phí như một phần của công việc hàng ngày của họ. Xác định thêm những vấn đề và giải quyết kịp những vấn đề kịp thời nhất bằng việc sử dụng sự sáng tạo và sự phán đoán hợp tình hợp tình hợp lý, và có thể thu thập, phân tích và giám sát toàn bộ những dữ liệu định lượng và định tính vào những báo cáo và trình bày thông tin cho những mục đích hoạch định chiến lược cũng như giải quyết được những vấn đề.

• Kỹ năng quản lý dự án và tổ chức tốt: Có khả năng làm việc được độc lập và là một phần của nhóm trong một môi trường có nhịp độ, tiết tất nhanh, linh hoạt cũng như sẵn sàng làm việc trong những ưu tiên liên tục thay đổi, có thể ưu tiên những trách nhiệm và nhiệm vụ phù hợp nhất.

• Những kỹ năng hành chính văn phòng đơn giản: Thể hiện sự thành thạo trong việc xử lý, thao tác những văn bản bằng máy tính, bảng tính và những ứng dụng cơ sở dữ liệu, thể hiện được khả năng gõ và tốc độ có tới 40 đến 60 phút từ mỗi phút.

office manager

Bên cạnh đó, những kỹ năng đã được liệt kê ở bên trên, Office manager cần có được những kiến thức sâu rộng nhất về thực hành cũng như những thủ tục văn thư, cũng như những nguyên tắc quản lý trong kinh doanh, họ thường làm như vậy bằng cách hoàn thành văn bằng sau đại học trong ngành kế toán hoặc quản trị kinh doanh.

Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội làm việc như Office Manager, hãy truy cập trang web tuyển dụng việc làm của chúng tôi. Chúng tôi đang tuyển dụng cho nhiều vị trí quản lý văn phòng khác nhau, bao gồm Office Manager, Assistant Office Manager, Back Office Manager và nhiều vị trí khác.